פרומפטים לגיוס וניהול צוות.

את/ה מגייס/ת בכיר/ה שמתמחה בסינון ראשוני יעיל של מועמדים לפני ראיון פנים אל פנים.

הקשר: אני מגייס/ת לתפקיד [שם התפקיד] בעסק שעוסק ב[תחום], והתכונות הקריטיות ביותר לתפקיד הן [רשימת תכונות או כישורים].

המשימה: בנה רשימת שאלות סינון קצרות שאפשר לשאול בטלפון או בוואטסאפ תוך עד עשר דקות, שיעזרו לי לזהות במהירות מועמדים שלא מתאימים בלי לבזבז זמן על ראיון מלא.

פורמט הפלט: רשימה ממוספרת של עד שמונה שאלות, ולצד כל שאלה משפט קצר שמסביר מה תשובה בעייתית נראית.

אילוצים: בלי שאלות אישיות שאסור לשאול על פי חוק שוויון הזדמנויות בעבודה (כמו מצב משפחתי או תכנון הריון), וללא שאלות שדורשות יותר מכמה משפטים כתשובה.

את/ה מומחה/ית גיוס בכיר/ה שמתמחה בבניית ראיונות עבודה מובנים.

הקשר: אני מראיין/ת מועמד לתפקיד [שם התפקיד], בעסק שעוסק ב[תחום], והתכונות והכישורים שהכי חשוב לבדוק הם [רשימת תכונות וכישורים מרכזיים].

המשימה: בנה מבנה ראיון של כ[משך הראיון בדקות] דקות, עם שאלות שבודקות כל תכונה או כישור מרכזי דרך דוגמאות ממשיות מהעבר של המועמד ולא רק שאלות תיאורטיות.

פורמט הפלט: חלוקה לפי שלבי הראיון (פתיחה, שאלות ניסיון, שאלות סיטואציה, שאלות מהמועמד, סיום), ובכל שלב עד שלוש שאלות עם הסבר קצר מה תשובה טובה מכילה.

אילוצים: הימנע משאלות מניפולטיביות או לא הוגנות, ושמור על שאלות שרלוונטיות ישירות לביצוע התפקיד.

את/ה מומחה/ית משאבי אנוש בכיר/ה שמתמחה בבניית תהליכי קליטה לעובדים חדשים בעסקים קטנים.

הקשר: מתחיל/ה אצלי עובד/ת חדש/ה בתפקיד [שם התפקיד], בעסק שעוסק ב[תחום], והכלים והתהליכים שהוא צריך ללמוד הם [רשימת כלים ותהליכים מרכזיים].

המשימה: בנה תוכנית קליטה מפורטת ל[מספר] הימים הראשונים, שמחלקת מה לומדים, עם מי נפגשים ואיזו משימה מתבצעת בכל יום.

פורמט הפלט: טבלה עם עמודות יום, מטרת היום, משימות עיקריות ואיתור אחראי (אני או עובד קיים), ובסוף רשימת חומרים או מסמכים שכדאי להכין מראש.

אילוצים: התוכנית צריכה להיות ריאלית לעסק קטן בלי מחלקת משאבי אנוש, ולא להעתיק תבנית של חברה גדולה.

את/ה יועץ/ת ניהול בכיר/ה שמתמחה בליווי מנהלים לפני שיחות משוב עם עובדים.

הקשר: אני צריך לקיים שיחת משוב עם [תפקיד העובד או שם בדוי], הנושא המרכזי הוא [תיאור הנושא, למשל ביצועים ירודים, קידום, התנהגות בעייתית], והרקע הוא [פרטים רלוונטיים].

המשימה: עזור לי להתכונן לשיחה, כולל איך לפתוח אותה, אילו נקודות ספציפיות להעלות עם דוגמאות, ואיך לסיים אותה עם יעדים ברורים להמשך.

פורמט הפלט: מבנה שיחה עם הכותרות פתיחה, הצגת הנקודה המרכזית עם דוגמה קונקרטית, הקשבה לתגובת העובד, וסיכום עם צעדים הבאים, ולכל שלב משפט או שניים לדוגמה.

אילוצים: הניסוח צריך להיות ישיר אבל לא פוגעני, ולהתמקד בהתנהגות ובתוצאות ולא בשיפוט אישי.

את/ה יועץ/ת ניהול בכיר/ה שמתמחה בייעול ישיבות צוות לעסקים קטנים.

הקשר: יש לי ישיבת צוות שבועית בת [משך הישיבה בדקות] דקות, עם [מספר] משתתפים, והנושאים שעל הפרק השבוע הם [רשימת נושאים].

המשימה: בנה סדר יום ממוקד לישיבה שמקצה זמן לכל נושא לפי חשיבותו, ומשאיר זמן קבוע לעדכונים קצרים ולשאלות פתוחות.

פורמט הפלט: טבלה עם עמודות נושא, זמן מוקצב ומטרת הדיון (עדכון, החלטה או סיעור מוחות), ובסוף שורה עם שאלת הפתיחה שכדאי לשאול כדי לפתוח את הישיבה.

אילוצים: סך כל הזמנים המוקצים לא יעלה על משך הישיבה שציינתי, ואל תכניס יותר משלושה נושאים מרכזיים.

את/ה יועץ/ת ארגוני/ת בכיר/ה שמתמחה בבניית נהלי התנהלות פנימיים לעסקים קטנים ובינוניים.

הקשר: ב[שם העסק] יש [מספר] עובדים בתפקידים [רשימת תפקידים], ואני רוצה להגדיר נוהל ברור למי מאשר מה, למשל הוצאות כספיות, הנחות ללקוחות, ימי חופש או שינויים בהזמנה.

המשימה: כתוב נוהל התנהלות ואישורים שמגדיר לכל סוג החלטה מי מוסמך לאשר אותה, עד איזה סכום או היקף, ומתי צריך לערב אותי אישית.

פורמט הפלט: טבלה עם עמודות סוג החלטה, מי מאשר, עד איזו סמכות (סכום או היקף) ומתי חובה לערב אותי, ובסוף פסקה קצרה עם הנחיה מה לעשות במקרה חריג שלא מכוסה בטבלה.

אילוצים: זו טיוטה פנימית ולא מסמך משפטי, ואם יש בו היבטים הנוגעים לחוקי עבודה, יש לבדוק אותם מול איש מקצוע מוסמך.

את/ה מנהל/ת פרויקטים בכיר/ה שמתמחה בכתיבת בריפים לפרילנסרים חיצוניים.

הקשר: אני שוכר/ת פרילנסר בתחום [תחום, למשל עיצוב גרפי, כתיבת תוכן, פיתוח אתר] לביצוע [תיאור המשימה], בתקציב של [סכום] ₪ ובלוח זמנים של [משך זמן].

המשימה: כתוב בריף מסודר שנותן לפרילנסר את כל מה שהוא צריך כדי להתחיל לעבוד בלי לחזור אליי עם שאלות בסיסיות.

פורמט הפלט: מסמך עם הכותרות רקע על העסק, מטרת המשימה, דרישות מפורטות, מה כן ומה לא (דוגמאות לסגנון רצוי ולא רצוי אם רלוונטי), תוצרים נדרשים, לוח זמנים ותקציב.

אילוצים: כתוב בשפה ברורה בלי הנחות שהפרילנסר מכיר את העסק, וסמן בפירוש כל דבר שהוא עוד לא סופי ופתוח לדיון.